DIRECTORIO COMO FUENTE DE INFORMACIÓN
Según Susana Romanos (1996:205) directorio “es una obra de referencia mediante la cual se localiza, identifica, u obtiene información acerca de personas, organizaciones (compañías, academias, agencias de gobierno, etc.), o productos y servicios. El repertorio puede dar información sobre uno solo de estos rubros o combinarlos”.
El directorio debe proporcionar información que sirva de apoyo para la toma de decisiones y cumplir con ciertas características: la recopilación de la información debe ser sistemática, el método de recopilación debe ser objetivo y veraz, los datos recopilados deben contener siempre información útil sirviendo de base para la toma de decisiones.
Según Maria de Fatima Diniz Lobo y Silvia de Oliveira Barcellos (1992:75) las guías “son instrumentos fundamentales de apoyo a la actuación de centros referenciales, unidades de información, centros de documentación, etcétera, facilitando la identificación de informaciones básicas para usuarios del sector”
El objetivo del directorio es dar a conocer y difundir la especialidad o área especifica y facilitar el acceso a los datos e información.
A través de este instrumento y gracias a su especificidad permite conocer todas las personas vinculadas al área del transporte vial, así como, donde se encuentran, como se accede a ellas, que tienen, que ofrecen y que esperan.
Difunde la actividad que se desarrolla en esa área, sirve como instrumento de presentación y publicidad. Ofrece servicios llegando hasta el demandante disminuyendo la brecha informacional existente entre empresarios del área vial. Es de fácil acceso permitiendo obtener un panorama de lo que hay en el mercado auxiliando en la toma de decisiones.
El directorio debe tener ciertos requisitos para lograr llegar a su objetivo y ser eficaz y eficiente para desempeñarse como una herramienta útil y buscada, siendo un producto realizado por un profesional de la información.
Los directorios deben ser exhaustivos, el área estudiada no debe permitir dejar elementos fuera pues sino habría fuga de información y no le brindaría al usuario final un instrumento valedero.
Deben ser específicos, un instrumento que abarque demasiadas áreas se perdería en mucha información, produciendo perdida de tiempo en la búsqueda e ineficacia.
Estos deben estar bien estructurados, con índices que permitan una búsqueda rápida, como por ejemplo índices geográficos, onomásticos, alfabéticos, etc.
La calidad e integridad son factores de mucha importancia pues a la hora de valorar un instrumento de este tipo son elementos que influyen.
El directorio debe estar adecuado al usuario final pues de esta manera éste lo tomará como una herramienta útil y fiable, además la actualidad de los datos es lo que lo hace confiable.
En resumen los directorios son fuente dirigida a usuarios con necesidades puntuales; tienen una especialización temática; deben tener una buena organización de la información y una estructura lógica.
Además de las características ya citadas surge una nueva debido a la disponibilidad de tecnología y recursos informáticos, esta es la normalización, la cual nos permite el intercambio de información. A través de padrones internacionales la información fluye tornándose un bien transmisible.
Si hablamos de normalización podemos citar los dos formatos que existen para tal fin, el formato IBICT y el formato FIIR.
El primero busca la padronización tanto de forma y de contenido para el intercambio de información bibliográfica a través de medio magnético, ya el segundo su sigla lo dice es un formato que intercambia información referencial; en este describe principalmente instituciones, personas, proyectos, base de datos, eventos, software y equipos; siendo elaborado por especialistas latinoamericanos del programa general de información de la UNESCO (INFOLAC) y el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) de México en el año 1988. Este formato fue realizado primeramente pensando en la automatización pero luego se vio que es aplicable también para sistemas manuales.
Sería bueno resaltar que el diseño del formato FIIR no es exhaustivo pues el mismo permite el ingreso o la incorporación de nuevos requerimientos.
Además de los formatos instituciones como el IBICT se han preocupado por brindar una metodología para la confección de las mismas. Esta se compone de cuatro etapas:
1) Planeamiento: es necesario tener en cuenta las necesidades de sus usuarios potenciales detallando los siguientes elementos:
a. Cobertura de la guía especificando los limites temáticos, geográficos y cronológicos.
b. Tipo de información a recabar.
c. Responsabilidad de las entidades involucradas
d. Instrumentos de tratamiento de la información
e. Estrategia de la recolección de datos
f. Edición y distribución
2) Identificación, relevamiento y recolección de información, en esta etapa es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:
a. Elaborar formularios para la captación de los datos de acuerdo con los módulos e ítems de información seleccionados.
b. Establecer un cronograma de actividades a ser desarrolladas con las entidades involucradas en el proceso.
c. Llevar a cabo entrenamiento especifico para los técnicos que recolectaran la información.
d. Establecer un flujo para la resolución de problemas que puedan surgir.
e. Implementar una estrategia de recolección considerando todos los datos a ser relevados y la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y financieros.
f. Realizar el relevamiento de las informaciones de forma sistematizada utilizando los formularios especificos por tipo de información.
g. Utilizar los instrumentos de indización de las informaciones definidas en la etapa del planeamiento.
h. Acompañar la etapa de la recolección de datos garantizando la calidad de la información.
i. Analizar el tratamiento de los datos recolectados con miras a asegurar su normalización y consistencia.
j. Digitar las informaciones recolectadas realizando las correcciones necesarias e identificando errores.
3) Automatización: para esta etapa es necesario definir la base de datos que será usada, principalmente la plataforma o el soporte en que se creará la base de datos, como ejemplo se pueden citar Access, Msql o Msyql. Todas ellas nos permiten según el tipo de base que se desea realizar confeccionar campos, subcampos y poder relacionarlos obteniendo informes sobre la información solicitada.
4) Edición: en esta etapa lo que recomienda el IBICT es que esta este formada por un cuerpo principal, índices y listas de siglas de entidades.
Claro está que estos formatos pueden ser utilizados como referencia y ser adoptados como modelo pero las formas que adquieren pueden ser muy variadas dependiendo de los propósitos para el cual fue creado.
Estos formatos permiten la flexibilidad de adecuarse a las necesidades de cada sector a los cuales el directorio contendrá.
Vemos que existen variedad de directorios para diferentes actividades, y cada uno de ellos creado para subsanar una necesidad puntual. Según Susana Romanos (1996:206) los clasifica en:
“Directorios biográficos registran a los miembros de una profesión o actividad; son útiles para localizar especialistas sobre un tema dado y para obtener información biográfica sobre personalidades conocidas
Directorios institucionales listan primariamente organizaciones, sociedades, instituciones, fundaciones, agencias gubernamentales, etc. Son útiles para localizar compañías que ofrecen un cierto producto o servicio, u organizaciones comprometidas en un cierto tipo de actividad.
Directorios de productos, para localizar información sobre fabricantes, compañías, industrias, y otras organizaciones comerciales y servicios”.
Estos instrumentos son de gran utilidad tanto para los usuarios como para el profesional de la información, exigiéndole a éste una capacitación constante para que ésta herramienta no se vuelva obsoleta y desactualizada.
Según Susana Romanos (1996:205) directorio “es una obra de referencia mediante la cual se localiza, identifica, u obtiene información acerca de personas, organizaciones (compañías, academias, agencias de gobierno, etc.), o productos y servicios. El repertorio puede dar información sobre uno solo de estos rubros o combinarlos”.
El directorio debe proporcionar información que sirva de apoyo para la toma de decisiones y cumplir con ciertas características: la recopilación de la información debe ser sistemática, el método de recopilación debe ser objetivo y veraz, los datos recopilados deben contener siempre información útil sirviendo de base para la toma de decisiones.
Según Maria de Fatima Diniz Lobo y Silvia de Oliveira Barcellos (1992:75) las guías “son instrumentos fundamentales de apoyo a la actuación de centros referenciales, unidades de información, centros de documentación, etcétera, facilitando la identificación de informaciones básicas para usuarios del sector”
El objetivo del directorio es dar a conocer y difundir la especialidad o área especifica y facilitar el acceso a los datos e información.
A través de este instrumento y gracias a su especificidad permite conocer todas las personas vinculadas al área del transporte vial, así como, donde se encuentran, como se accede a ellas, que tienen, que ofrecen y que esperan.
Difunde la actividad que se desarrolla en esa área, sirve como instrumento de presentación y publicidad. Ofrece servicios llegando hasta el demandante disminuyendo la brecha informacional existente entre empresarios del área vial. Es de fácil acceso permitiendo obtener un panorama de lo que hay en el mercado auxiliando en la toma de decisiones.
El directorio debe tener ciertos requisitos para lograr llegar a su objetivo y ser eficaz y eficiente para desempeñarse como una herramienta útil y buscada, siendo un producto realizado por un profesional de la información.
Los directorios deben ser exhaustivos, el área estudiada no debe permitir dejar elementos fuera pues sino habría fuga de información y no le brindaría al usuario final un instrumento valedero.
Deben ser específicos, un instrumento que abarque demasiadas áreas se perdería en mucha información, produciendo perdida de tiempo en la búsqueda e ineficacia.
Estos deben estar bien estructurados, con índices que permitan una búsqueda rápida, como por ejemplo índices geográficos, onomásticos, alfabéticos, etc.
La calidad e integridad son factores de mucha importancia pues a la hora de valorar un instrumento de este tipo son elementos que influyen.
El directorio debe estar adecuado al usuario final pues de esta manera éste lo tomará como una herramienta útil y fiable, además la actualidad de los datos es lo que lo hace confiable.
En resumen los directorios son fuente dirigida a usuarios con necesidades puntuales; tienen una especialización temática; deben tener una buena organización de la información y una estructura lógica.
Además de las características ya citadas surge una nueva debido a la disponibilidad de tecnología y recursos informáticos, esta es la normalización, la cual nos permite el intercambio de información. A través de padrones internacionales la información fluye tornándose un bien transmisible.
Si hablamos de normalización podemos citar los dos formatos que existen para tal fin, el formato IBICT y el formato FIIR.
El primero busca la padronización tanto de forma y de contenido para el intercambio de información bibliográfica a través de medio magnético, ya el segundo su sigla lo dice es un formato que intercambia información referencial; en este describe principalmente instituciones, personas, proyectos, base de datos, eventos, software y equipos; siendo elaborado por especialistas latinoamericanos del programa general de información de la UNESCO (INFOLAC) y el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) de México en el año 1988. Este formato fue realizado primeramente pensando en la automatización pero luego se vio que es aplicable también para sistemas manuales.
Sería bueno resaltar que el diseño del formato FIIR no es exhaustivo pues el mismo permite el ingreso o la incorporación de nuevos requerimientos.
Además de los formatos instituciones como el IBICT se han preocupado por brindar una metodología para la confección de las mismas. Esta se compone de cuatro etapas:
1) Planeamiento: es necesario tener en cuenta las necesidades de sus usuarios potenciales detallando los siguientes elementos:
a. Cobertura de la guía especificando los limites temáticos, geográficos y cronológicos.
b. Tipo de información a recabar.
c. Responsabilidad de las entidades involucradas
d. Instrumentos de tratamiento de la información
e. Estrategia de la recolección de datos
f. Edición y distribución
2) Identificación, relevamiento y recolección de información, en esta etapa es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:
a. Elaborar formularios para la captación de los datos de acuerdo con los módulos e ítems de información seleccionados.
b. Establecer un cronograma de actividades a ser desarrolladas con las entidades involucradas en el proceso.
c. Llevar a cabo entrenamiento especifico para los técnicos que recolectaran la información.
d. Establecer un flujo para la resolución de problemas que puedan surgir.
e. Implementar una estrategia de recolección considerando todos los datos a ser relevados y la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y financieros.
f. Realizar el relevamiento de las informaciones de forma sistematizada utilizando los formularios especificos por tipo de información.
g. Utilizar los instrumentos de indización de las informaciones definidas en la etapa del planeamiento.
h. Acompañar la etapa de la recolección de datos garantizando la calidad de la información.
i. Analizar el tratamiento de los datos recolectados con miras a asegurar su normalización y consistencia.
j. Digitar las informaciones recolectadas realizando las correcciones necesarias e identificando errores.
3) Automatización: para esta etapa es necesario definir la base de datos que será usada, principalmente la plataforma o el soporte en que se creará la base de datos, como ejemplo se pueden citar Access, Msql o Msyql. Todas ellas nos permiten según el tipo de base que se desea realizar confeccionar campos, subcampos y poder relacionarlos obteniendo informes sobre la información solicitada.
4) Edición: en esta etapa lo que recomienda el IBICT es que esta este formada por un cuerpo principal, índices y listas de siglas de entidades.
Claro está que estos formatos pueden ser utilizados como referencia y ser adoptados como modelo pero las formas que adquieren pueden ser muy variadas dependiendo de los propósitos para el cual fue creado.
Estos formatos permiten la flexibilidad de adecuarse a las necesidades de cada sector a los cuales el directorio contendrá.
Vemos que existen variedad de directorios para diferentes actividades, y cada uno de ellos creado para subsanar una necesidad puntual. Según Susana Romanos (1996:206) los clasifica en:
“Directorios biográficos registran a los miembros de una profesión o actividad; son útiles para localizar especialistas sobre un tema dado y para obtener información biográfica sobre personalidades conocidas
Directorios institucionales listan primariamente organizaciones, sociedades, instituciones, fundaciones, agencias gubernamentales, etc. Son útiles para localizar compañías que ofrecen un cierto producto o servicio, u organizaciones comprometidas en un cierto tipo de actividad.
Directorios de productos, para localizar información sobre fabricantes, compañías, industrias, y otras organizaciones comerciales y servicios”.
Estos instrumentos son de gran utilidad tanto para los usuarios como para el profesional de la información, exigiéndole a éste una capacitación constante para que ésta herramienta no se vuelva obsoleta y desactualizada.
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